Nowoczesny magazyn coraz rzadziej jest tylko miejscem przechowywania towarów. W e-commerce i dystrybucji pełni funkcję centrum operacyjnego, które łączy sprzedaż, logistykę, systemy informatyczne i pracę ludzi. Wraz ze wzrostem skali działalności rośnie jednak znaczenie nie tylko automatyzacji, ale również bezpieczeństwa infrastruktury magazynowej.
Magazyn przyjmuje dane z systemu ERP, reaguje na zamówienia z marketplace’ów, komunikuje się z przewoźnikami, kontroluje stany magazynowe i obsługuje zwroty. Wszystko musi działać sprawnie nawet wtedy, gdy liczba zamówień nagle rośnie kilkukrotnie.
Na pewnym etapie rozwoju firmy arkusz Excela przestaje być sprytnym narzędziem, a zaczyna przypominać cyfrowy odpowiednik taśmy klejącej. Niby nadal trzyma całość razem, ale przy większym obciążeniu konstrukcja zaczyna trzeszczeć.
Dotyczy to szczególnie firm, które sprzedają jednocześnie przez własny sklep internetowy, Allegro, inne marketplace’y i kanały B2B, a przy tym korzystają z kilku magazynów, zatrudniają wielu pracowników i współpracują z różnymi przewoźnikami.
Największy problem magazynu nie ma postaci palety
Kiedy myślimy o magazynie, najczęściej widzimy regały, kartony, wózki widłowe, terminale z czytnikami kodów, folię stretch i pracowników kompletujących zamówienia. To jednak tylko fizyczna warstwa całego procesu.
Wiele kosztownych błędów powstaje wcześniej – na styku systemów.
Osobny program do zarządzania stanami magazynowymi, platforma e-commerce, ERP, system księgowy, panel marketplace’u, narzędzie do generowania etykiet i komunikator dla zespołu. Dane dotyczące tego samego zamówienia wędrują między nimi ręcznie albo półautomatycznie.
Ktoś eksportuje plik CSV, ktoś inny go importuje, kolejna osoba przepisuje adres, a jeszcze inna zauważa, że stan produktu w systemie nie odpowiada rzeczywistości.
W efekcie klient może otrzymać niewłaściwy produkt, niekompletne zamówienie albo informację o przesyłce, która fizycznie nie opuściła jeszcze magazynu.
Problem często nie wynika z braku zaangażowania pracowników. Przyczyną może być architektura całego procesu, w której człowiek zaczyna pełnić rolę integratora kolejnych narzędzi.
Dane wprowadzane raz
Jednym z podstawowych założeń nowoczesnej organizacji procesów magazynowych jest zasada „dane wprowadzane raz”.
Informacja o zamówieniu, produkcie, kliencie czy przesyłce powinna zostać pobrana ze źródła i automatycznie wykorzystana na kolejnych etapach realizacji. Im mniej ręcznego przepisywania danych, tym mniejsze ryzyko pomyłek i rozbieżności między systemami.
Takie podejście stanowi fundament automatyzacji magazynu. Nie chodzi wyłącznie o szybkość pracy. Równie ważna jest możliwość jednoznacznego określenia, na którym etapie znajduje się konkretne zamówienie, produkt czy operacja magazynowa.
WMS, czyli magazyn przestaje działać na pamięć
WMS, czyli Warehouse Management System, nie jest magicznym przyciskiem, który sam rozwiąże wszystkie problemy logistyczne. Dobrze wdrożony system zmienia jednak sposób funkcjonowania magazynu.
Zamiast opierać procesy na doświadczeniu pojedynczych pracowników, firma może stworzyć środowisko o jasno określonych, mierzalnych i powtarzalnych regułach.
W przypadku sklepu sprzedającego elektronikę różnica może być szczególnie wyraźna. Laptop, monitor czy stacja dokująca mogą mieć numery seryjne, pochodzić z różnych dostaw i podlegać różnym warunkom gwarancyjnym. Część produktów może dodatkowo wymagać dokładnej kontroli podczas obsługi zwrotów.
Magazyn zarządzany „na oko” szybko zaczyna generować problemy operacyjne, obsługowe i finansowe.
WMS może współpracować z terminalami mobilnymi, kolektorami danych, kodami kreskowymi oraz kodami QR. Magazynier otrzymuje zadanie na urządzeniu, system prowadzi go przez kolejne etapy, weryfikuje pobranie właściwego produktu i zapisuje operację.
Z punktu widzenia osoby zarządzającej magazynem najważniejsze nie jest jednak samo urządzenie. Znacznie istotniejsze jest to, że informacja o realizacji zamówienia nie pozostaje wyłącznie w głowie jednego doświadczonego pracownika.
Kompletacja – kilometry, których nie trzeba przejść
Jednym z najbardziej niedocenianych kosztów magazynu są zbędne kroki.
Przy setkach lub tysiącach pozycji dziennie każde niepotrzebne przejście między regałami zaczyna się mnożyć. Pojedyncze dodatkowe kilkadziesiąt metrów może wydawać się nieistotne, ale przy dużej liczbie zamówień tworzy godziny pracy poświęcone na chodzenie, szukanie i powracanie do tych samych miejsc.
Dlatego nowoczesne systemy WMS mogą optymalizować kolejność pobierania produktów i wyznaczać pracownikowi trasę kompletacji. Magazynier nie musi zastanawiać się, gdzie znajduje się kolejna pozycja z listy – system wskazuje mu konkretną lokalizację.
To przekłada się nie tylko na szybkość realizacji zamówień. Krótsze trasy oznaczają również mniejsze zmęczenie pracowników i bardziej przewidywalną pracę całego zespołu.
Automatyzacja nie zwalnia z odpowiedzialności za bezpieczeństwo
Rozwój technologiczny magazynu nie powinien przesłaniać podstawowej kwestii, jaką pozostaje bezpieczeństwo infrastruktury.
Większa liczba operacji, intensywniejszy ruch wózków widłowych, coraz wyższe konstrukcje regałowe i większe obciążenia oznaczają również większą liczbę potencjalnych punktów ryzyka.
Uszkodzony słup regału, odkształcona belka, uszkodzone stężenie, brak zabezpieczenia albo niewłaściwe składowanie mogą mieć znacznie poważniejsze konsekwencje niż chwilowe opóźnienie w realizacji zamówienia.
Dlatego bezpieczeństwo instalacji magazynowej powinno stanowić stały element zarządzania obiektem. Nie warto czekać z kontrolą do momentu, w którym uszkodzenie doprowadzi do poważniejszego problemu.
Przegląd regałów magazynowych jako element systemu bezpieczeństwa
Regały magazynowe należą do tych elementów infrastruktury, które każdego dnia podlegają intensywnej eksploatacji. Kontakt z wózkami widłowymi, obciążenia wynikające ze składowania towarów czy nieprawidłowe rozmieszczenie ładunków mogą z czasem prowadzić do uszkodzeń konstrukcji.
Dlatego tak ważne są regularne przeglądy regałów magazynowych.
Kontrole pozwalają wykryć między innymi uszkodzenia słupów, belek i stężeń, problemy z zabezpieczeniami czy inne nieprawidłowości, które mogą wpływać na bezpieczeństwo użytkowania instalacji.
Istotną rolę w organizacji systemu bezpieczeństwa pełni również PRSES, czyli osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo wyposażenia magazynowego. Jej zadaniem jest między innymi nadzorowanie prawidłowej eksploatacji regałów oraz reagowanie na zauważone nieprawidłowości.
PN-EN 15635 i bezpieczna eksploatacja regałów
Przy organizowaniu kontroli regałów warto uwzględnić wymagania normy PN-EN 15635, która odnosi się do użytkowania i konserwacji systemów składowania.
Norma wskazuje między innymi na potrzebę regularnych oględzin konstrukcji oraz odpowiedniego reagowania na stwierdzone uszkodzenia.
W praktyce bezpieczeństwo regałów nie powinno opierać się wyłącznie na jednej kontroli wykonywanej raz na jakiś czas. System powinien obejmować również bieżące obserwacje wykonywane przez pracowników oraz regularne kontrole prowadzone przez osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo instalacji.
Takie podejście pozwala szybciej wychwycić problemy i ograniczyć ryzyko dalszej eksploatacji uszkodzonych elementów.
Specjalistyczny przegląd bezpieczeństwa instalacji magazynowej
Szczególne znaczenie ma okresowa, ekspercka ocena stanu technicznego konstrukcji. Specjalistyczny przegląd bezpieczeństwa instalacji magazynowej pozwala dokładniej zweryfikować stan regałów i innych elementów wyposażenia oraz wskazać potencjalne problemy wymagające dalszego działania.
Podczas przeglądu można ocenić między innymi stan elementów konstrukcyjnych, widoczne uszkodzenia, odkształcenia, stabilność regałów oraz sposób ich użytkowania.
Ważnym elementem kontroli pozostaje również dokumentacja. Raport z przeglądu pozwala uporządkować informacje o stanie instalacji, wskazać wykryte nieprawidłowości oraz określić zalecenia dotyczące dalszego postępowania.
Dzięki temu osoba odpowiedzialna za magazyn nie musi opierać decyzji wyłącznie na własnej ocenie wizualnej.
Co zrobić po wykryciu uszkodzenia regału?
Samo wykrycie uszkodzenia nie kończy procesu kontroli. Równie ważna jest właściwa reakcja.
Jeżeli pracownik zauważy odkształcony element konstrukcji, uszkodzony słup lub inne nieprawidłowości, powinien zgłosić problem osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo magazynu. W zależności od rodzaju i skali uszkodzenia konieczne może być wyłączenie danego miejsca z użytkowania oraz podjęcie działań naprawczych.
Nie należy również samodzielnie prostować lub naprawiać elementów konstrukcyjnych bez odpowiedniej oceny technicznej. Pozorna naprawa może nie przywrócić pierwotnych parametrów konstrukcji, a jednocześnie utrudnić późniejszą ocenę jej stanu.
Właśnie dlatego regularny przegląd bezpieczeństwa instalacji magazynowej powinien łączyć ocenę techniczną, dokumentację i jasno określone procedury reagowania.
Bezpieczeństwo powinno działać tak samo jak WMS
W dobrze zarządzanym magazynie proces bezpieczeństwa powinien być równie uporządkowany jak proces kompletacji zamówień.
Pracownik powinien wiedzieć, co zrobić po zauważeniu uszkodzenia. Osoba odpowiedzialna za magazyn powinna mieć możliwość szybkiego zweryfikowania zgłoszenia, a właściciel lub zarządca obiektu powinien posiadać dokumentację pozwalającą ocenić stan infrastruktury.
Technologia i procedury zaczynają się tutaj wzajemnie uzupełniać. WMS porządkuje przepływ towarów i informacji, natomiast regularne kontrole porządkują kwestie związane z bezpieczeństwem infrastruktury.
W obu przypadkach chodzi o ten sam cel – ograniczenie sytuacji, w których magazyn działa dzięki pamięci, intuicji i doświadczeniu pojedynczych osób.
Magazyn jako system naczyń połączonych
Nowoczesny magazyn jest dziś częścią większego organizmu. Dane sprzedażowe wpływają na planowanie dostaw, dostawy wpływają na stany magazynowe, stany decydują o dostępności produktów, a sprawna kompletacja wpływa na terminowość dostawy do klienta.
Do tego dochodzi infrastruktura, na której wszystkie te procesy się opierają.
Dlatego rozwój magazynu nie powinien ograniczać się wyłącznie do zakupu kolejnego systemu informatycznego, terminala czy automatycznej maszyny. Równie ważne pozostają uporządkowane procedury, kompetentni pracownicy oraz regularna kontrola stanu technicznego instalacji.
Magazyn może być dziś cyfrowym centrum operacyjnym firmy, ale nawet najbardziej zaawansowany system potrzebuje bezpiecznej i sprawnej infrastruktury, na której będzie pracował.